Software Enterprise resource planning (ERP) mengintegrasikan banyak fungsi di seluruh bisnis, seperti manajemen keuangan, sumber daya manusia, penjualan, dan manufaktur, untuk memberikan manfaat seperti peningkatan produktivitas dan efisiensi.

Baik Anda menerapkan ERP untuk pertama kali atau mengganti sistem lama, kemungkinan perusahaan Anda akan mengalami beberapa tantangan. Sebab menerapkan sistem ERP bisa menjadi proses yang panjang dan rumit, tetapi Anda dapat menghindari sakit kepala besar dengan mengikuti beberapa langkah penting. 

Mengumpulkan informasi sebanyak mungkin dan menciptakan dukungan yang tepat selama implementasi akan menghasilkan laba atas investasi yang besar.

Sistem ERP sangat luas dan dibangun untuk sejumlah industri yang berbeda. Oleh karena itu, perusahaan harus memastikan bahwa sistem yang mereka pertimbangkan secara khusus disesuaikan dengan industri dan kebutuhan mereka.

Beberapa Hal Untuk Memastikan Implementasi Software ERP di Perusahaan Berhasil

Berikut beberapa hal yang dapat dilakukan untuk memastikan implementasi software ERP untuk perusahaan Anda berhasil.

1. Buat pilihan pra-implementasi yang tepat

Tips pertama untuk implementasi ERP yang sukses adalah menghindari kesalahan dengan membuat pilihan pra-implementasi yang tepat. Sering kali, perusahaan terburu-buru deal dengan vendor software ERP dan proses pemilihan mitra, namun kemudian mengalami masalah selama fase implementasi proyek. 

Karenanya, luangkan waktu untuk menguraikan dengan jelas kebutuhan, keinginan, sasaran, anggaran, dan jadwal, lalu pilih software dan mitra yang paling sesuai.

2. Membuat tim pelaksana

Sistem ERP baru adalah solusi menyeluruh bagi perusahaan, jadi kemungkinan besar digunakan oleh berbagai departemen atau divisi. Pembuatan tim pelaksana perlu mencerminkan keragaman dengan menjadi lintas fungsi dan lintas departemen.

Tentunya setiap tim membutuhkan pemimpin. Pemimpin atau penanggung jawab ini akan menjadi kontak utama untuk semua orang yang terlibat dalam proyek baik secara internal maupun eksternal. Ia harus menjadi jembatan yang mengoordinasikan tujuan, visi serta menjaga proyek ERP pada jalurnya, mengamankan persetujuan eksekutif, mengevaluasi kemajuan, dan mengukur kesuksesan secara keseluruhan. 

3. Perencanaan yang realistis

Untuk menjaga agar implementasi software ERP tetap pada jalur dan dalam ruang lingkup serta anggaran, tim pelaksana harus membuat rencana proyek berdasarkan tujuan dan sasaran yang jelas dan terukur. Sasaran ini harus diterjemahkan ke dalam tonggak proyek yang dapat dicapai dalam garis waktu yang realistis. 

Berbagai uji coba dan fase pengujian harus dimasukkan ke dalam rencana untuk mengantisipasi masalah apa pun yang mungkin terjadi dan mendahului mereka dengan menyempurnakan konfigurasi yang dirancang sebelum sistem ditayangkan.

Tim Anda juga harus memikirkan kebutuhan pasca implementasi seperti dukungan dan pemeliharaan. 

4. Mendapat dukungan penuh dari manajemen atas

Agar implementasi software ERP berhasil, transisi harus memiliki dukungan dan komitmen penuh dari manajemen atas. Sistem baru akan menjadi fondasi bagi pertumbuhan masa depan perusahaan dan harus menjadi prioritas utama bagi para eksekutif yang akan menjadi teladan bagi seluruh organisasi, yang kemungkinan besar akan mematuhi kebijakan dan prosedur baru.

5. Perencanaan manajemen perubahan

Sistem ERP yang baru dipasang akan mengubah banyak proses dan oleh karena itu akan mengubah cara kerja karyawan. Perencanaan manajemen perubahan akan menjadi faktor utama dalam keberhasilan implementasi.

Pertimbangkan langkah-langkah berikut saat mengembangkan strategi manajemen perubahan”

Komunikasikan kepada karyawan tentang perubahan yang akan datang, pastikan untuk menjelaskan manfaat software ERP baru yang akan dibawa ke perusahaan, dan yang terpenting, pekerjaan sehari-hari mereka.

Berikan instruksi yang jelas tentang peran setiap orang dalam arah baru yang diambil perusahaan. Bicaralah dengan anggota tim tentang kekhawatiran mereka untuk membantu meringankan dan mencegah mereka menolak perubahan di masa mendatang.

Rajin memberikan tim feedback untuk memperlihatkan kemajuan serta menumbuhkan semangat mereka saat bekerja sekaligus memperkuat implementasi software ERP dalam budaya perusahaan.

6. Pelatihan

Anda dapat membantu karyawan merangkul teknologi baru dan meningkatkan adopsi pengguna dengan memberikan peluang pelatihan berkelanjutan dan sumber daya yang dapat diakses. Anda bisa menggunakan berbagai metode dan forum termasuk sesi grup, video instruksional, dan pelatihan online.

Selain itu, hubungi pengguna yang lebih berpengalaman untuk berbagi tips dan trik mereka tentang cara mendapatkan hasil maksimal dari sistem ERP ini.

7. Menguji 

Serangkaian pengujian perlu diulangi untuk menjalankan sistem dengan sempurna. Bersiaplah untuk banyak penyesuaian yang harus dilakukan setelah pengujian awal, lalu jalankan tes pengujian lagi. Tes menjadi lebih canggih di setiap putaran, dan tim implementasi ERP internal perlu merancang skenario dan mensimulasikan menjalankan bisnis. Biasanya, periode pengujian pertama adalah untuk pengoptimalan aturan, keamanan, dan penghitungan kebijakan.

Menerapkan sistem ERP akan menjadi proyek besar. Itu akan selalu membutuhkan banyak alokasi tenaga dan keterlibatan dari semua orang. Tetapi dengan mengikuti tips di atas, Anda dapat menjaga proyek implementasi software ERP tetap pada jalurnya dan melihat bisnis Anda berkembang.

Di sisi lain, vendor perangkat lunak biasanya menyertakan layanan dukungan dan helpdesk sebagai bagian dari solusi ERP mereka. Jadi jangan ragu untuk berdiskusi dengan perwakilan mereka dan meminta bantuan bila diperlukan.

Baca juga : Perbedaan dan Keunggulan Software ERP Cloud dan On Premise

Jika Anda mengalami masalah selama tahap implementasi software ERP, bantuan dari vendor dapat membantu menyelesaikan masalah dengan lebih cepat dan mudah daripada jika Anda mencoba mencari semua jawaban sendiri.